Obsługa organizacyjno-prawna Wspólnoty:
- Prowadzenie „Spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej”.
- Gromadzenie, przechowywanie i ochrona dokumentacji nieruchomości, w tym: obrazującej stan prawny nieruchomości (wypis z Księgi wieczystej nieruchomości budynkowej, wypis i wyrys z ewidencji gruntów i inne) oraz dokumentacji finansowo-księgowej;
- Wykonywanie uchwał Zarządu Wspólnoty w sprawie zwoływania zebrań właścicieli lokali (zawiadamianie o zebraniach, przygotowywania projektów uchwał, sprawozdań itp.).
- Przygotowanie projektów wymaganych w przepisach prawa uchwał właścicieli lokali, a w szczególności w sprawie:
- zaliczki na koszty zarządzania, w tym na wyodrębniony Fundusz Remontowy Wspólnoty;
- rocznego planu gospodarczego Wspólnoty oraz budżetu Funduszu Remontowego;
- wysokości odsetek z tytułu nieterminowego wnoszenia obowiązujących opłat;
- ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną;
- regulaminu rozliczania kosztów energii cieplnej;
- regulaminu rozliczania kosztów wody i odprowadzania ścieków.
- Wydawanie zaświadczeń lub poświadczanie wniosków właścicieli lokali o przyznanie dodatku mieszkaniowego lub pomocy społecznej.
- Zapewnienie właścicielom lokali informacji o sytuacji Wspólnoty, dostępu do jej dokumentów oraz bieżącej informacji o saldzie ich osobistych rozliczeń ze Wspólnotą.
- Dostęp do strony e-kartoteka umożliwiający monitorowanie stanu rozrachunków właściciela ze Wspólnotą.
- Służenie Zarządowi doradztwem w zakresie obowiązujących Wspólnotę przepisów prawa (w podstawowym zakresie).
- Zapewnienie zastępstw procesowych.
- Udział w czynnościach organów kontroli zewnętrznej.
Obsługa eksploatacyjna nieruchomości:
- Zorganizowanie bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej nieruchomości wspólnej poprzez wyszukiwanie usługodawców, negocjowanie warunków umów oraz przedstawianie ich Zarządowi do akceptacji.
- Zorganizowanie dostaw do nieruchomości energii elektrycznej, energii cieplnej i wody oraz odprowadzania ścieków.
- Sprawowanie bieżącego nadzoru nad wykonywaniem umów o dostawy, roboty bądź usługi oraz wnioskowanie o ich zmianę lub wypowiedzenie w przypadkach gospodarczo uzasadnionych.
- Sprawowanie bieżącego nadzoru nad utrzymaniem w porządku i czystości pomieszczeń i urządzeń budynku służących do wspólnego użytku członków Wspólnoty, działki, chodników, dojazdów do nieruchomości i innych terenów, jeżeli obowiązek taki wynika z zawartych umów, bądź z mocy prawa.
- Dokonywanie rozliczenia z właścicielami lokali kosztów energii cieplnej, ciepłej i zimnej wody oraz odprowadzania ścieków.
- Sporządzania protokołów szkód i utrzymywania w tych sprawach kontaktów z firmami ubezpieczeniowymi.
- Wynegocjowanie polis ubezpieczenia nieruchomości od ognia i innych zdarzeń losowych a Wspólnoty – od odpowiedzialności cywilnej, stosownie do decyzji Zarządu Wspólnoty.
Obsługa techniczna nieruchomości:
- Prowadzenie i aktualizacja dokumentacji technicznej nieruchomości, wymaganej przez przepisy Prawa budowlanego, w tym książki obiektu budowlanego.
- Zorganizowanie odtworzenia brakującej dokumentacji technicznej w drodze inwentaryzacji z natury, jeśli taką uchwałę podejmą właściciele lokali, oraz rozliczenie kosztów związanych z odtworzeniem lub aktualizacją tej dokumentacji.
- Organizacja okresowych obowiązkowych przeglądów technicznych nieruchomości.
- Zorganizowanie i sprawowanie nadzoru nad obsługą konserwatorską urządzeń technicznych w nieruchomości, a w szczególności urządzeń technicznych umożliwiających członkom Wspólnoty korzystanie z oświetlenia, ogrzewania lokali, wentylacji, wind i domofonów, zimnej i ciepłej wody, odprowadzania ścieków, usuwania nieczystości stałych oraz z innych urządzeń należących do wyposażenia nieruchomości.
- Kontrolowanie na bieżąco stanu nieruchomości.
- Zorganizowanie całodobowej gotowości do usuwania awarii i ich skutków na terenie nieruchomości;
- Przedstawiania Zarządowi projektów planów remontów budynku i jego urządzeń technicznych oraz zapewnienie sprawnego przeprowadzenia uchwalonych przez właścicieli lokali remontów, w tym zapewnienie fachowego nadzoru doradztwa technicznego i inspektorskiego (koszty doradztwa i nadzoru pokrywa Wspólnota).
Obsługa ekonomiczno-finansowa Wspólnoty:
- Przedstawienie projektu uchwały właścicieli lokali w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia ewidencji pozaksięgowej Wspólnoty oraz prowadzenie – zgodnej z tą uchwałą ewidencji pozaksięgowej Wspólnoty.
- Sporządzanie na podstawie ewidencji pozaksięgowej informacji dla Zarządu o sytuacji finansowej Wspólnoty (z wykazem osób zalegających z opłatami) oraz rocznego sprawozdania rzeczowo – finansowego z realizacji planu gospodarczego zatwierdzonego uchwałą właścicieli.
- Opłacanie ze środków Wspólnoty podatków (CIT, VAT i PIT) i innych opłat publicznoprawnych przypadających od nieruchomości wspólnej, chyba, że są one pokrywane bezpośrednio przez właścicieli lokali.
- Przygotowanie kalkulacji kosztów zarządzania nieruchomością wspólną.
- Sporządzanie obowiązującej statystyki i sprawozdawczości.
- Prowadzenie obsługi wykonywanych przez Zarząd operacji na rachunku bankowym Wspólnoty (koszty obsługi tego rachunku obciążają Wspólnotę).
- Dostarczanie właścicielom lokali powiadomień o wysokości obowiązujących ich opłat oraz okresowe powiadamianie ich o stanie rozliczeń finansowych ze Wspólnotą.
- Prowadzenie windykacji z tytułu opłat na koszty zarządzania, na koszty mediów oraz z tytułu pożytków i innych przychodów z nieruchomości (monity, wezwania ostateczne, pozwy sądowe i postępowanie egzekucyjne).
- Prowadzenie windykacji szkód wyrządzonych na nieruchomości wspólnej.